En octubre de 2016 implementamos el sistema de Google Apps en Fundación Amigó. Esto nos permite poder disponer de correos corporativos, realizar videollamadas a través de hangouts o sincronizar calendarios entre diferentes equipos. En este artículo, resumimos algunas recomendaciones que os pueden ser de utilidad para gestionar vuestro correo electrónico corporativo.
¿Quieres ordenar tu bandeja de entrada?
Deja que Gmail archive automáticamente los correos electrónicos entrantes para que puedas centrarte en los más importantes. Crea filtros para eliminar, reenviar o destacar correos, o para evitar que determinados mensajes se marquen como spam. Para tener la bandeja de entrada siempre ordenada, aplica etiquetas a los mensajes entrantes. Incluso puedes crear un filtro para que determinados mensajes se etiqueten y se quiten automáticamente de la bandeja de entrada hasta el momento que te venga bien leerlos. Instrucciones.
¿Te desborda el número de correos electrónicos que hay en tu bandeja de entrada y la cantidad de tiempo que tardas en consultarlos todos?
Gracias a la función Prioritarios de Gmail, podrás centrarte en los mensajes importantes y separarlos automáticamente del resto. Esta función divide la bandeja de entrada en tres secciones (Importantes y no leídos, Destacados y Todo lo demás) y trata de determinar qué correos electrónicos son más importantes para ti. También puedes destacar los mensajes que consideres más relevantes. Al hacerlo, Prioritarios aprenderá a identificar aún mejor lo que es importante para ti y, de este modo, podrás centrarte en los mensajes fundamentales. Instrucciones.
Gana tiempo utilizando respuestas escritas de antemano
Con las respuestas predefinidas de Gmail, puedes crear un mensaje estándar para enviar en estas ocasiones y así ahorrar tiempo. De este modo, cuando tengas que enviar correos electrónicos con el mismo contenido, puedes usar ese mensaje para no tener que escribir siempre lo mismo. Instrucciones.
Silencia las conversaciones de correo electrónico irrelevantes
Solo tienes que silenciarla para archivar automáticamente las respuestas que vayas recibiendo y mantener tu bandeja de entrada despejada. Si más adelante quieres consultar los mensajes que has silenciado, es muy fácil encontrarlos o volver a activarlos. Instrucciones.
Responde a fragmentos concretos de un correo electrónico
Responde fácilmente a fragmentos de correos electrónicos largos. Si usas Citas en Gmail, puedes indicar a los destinatarios a qué partes de su mensaje hace referencia tu respuesta. Instrucciones
Comunícate por vídeo o chat en vez de utilizar el correo electrónico
Utiliza Hangouts Meet para iniciar una videollamada y hablar cara a cara con una persona que se encuentre en cualquier lugar. También puedes usar Hangouts Chat si solo necesitas que te respondan rápidamente con un sí o un no.
Cambio de contraseña
Desde junio de este año se han activado medidas de seguridad para mayor protección en las cuentas de correo y la información en el Drive. Cada 180 días el sistema pedirá cambiar la contraseña y no aceptará la usada anteriormente. Además, si se detectan inicios de sesión sospechosos el sistema pedirá cambiar la contraseña para proteger la cuenta. Instrucciones.
Consejos de nivel básico
Consejos de nivel intermedio
Consejos de nivel avanzado